가져오기·내보내기·연결
쉽게 말하면
회사에서 받은 엑셀 명단을 Access에서 쓰고 싶을 때 '가져오기'를 해요. 복사본을 Access 안에 만드는 거예요. 엑셀 파일이 계속 바뀌어서 최신 내용을 보고 싶으면 '연결'을 걸어요. 반대로 Access 자료를 엑셀·PDF 등으로 내보낼 수도 있어요.
시험용 정의
외부 데이터 탭에서 다른 파일의 데이터를 Access로 들여오거나 내보낸다. 가져오기는 원본 데이터를 Access 테이블로 복사하므로 이후 원본이 바뀌어도 영향이 없다. 연결은 원본 파일에 링크한 테이블을 만들어, 원본이 바뀌면 Access에서도 바뀐 값이 보인다. Excel·텍스트 파일은 새 테이블로 가져오기, 기존 테이블에 레코드 추가, 연결 테이블 만들기 셋 중에서 고른다. Excel은 한 번에 워크시트 하나나 이름 정의된 범위 하나를 가져오므로 여러 시트는 가져오기를 되풀이한다. Access 테이블은 필드를 255개까지 지원해 원본 열도 255개 이하여야 한다. 기존 테이블에 추가할 때 원본의 기본 키 값이 이미 있는 값과 겹치면 그 레코드는 추가되지 않으며, 가져오는 과정에서 값을 고쳐 고유하게 만들 수는 없다(원본을 먼저 고친다). 다른 Access 데이터베이스에서는 테이블·쿼리·폼·보고서·매크로·모듈을 골라 가져올 수 있지만, Excel에서 매크로 같은 개체를 고를 수는 없다. 내보내기는 테이블·쿼리 등을 Excel, 텍스트, XML, PDF/XPS, Word(RTF), HTML, ODBC 데이터베이스, 다른 Access 데이터베이스 같은 형식으로 저장한다.
비유로 이해하기
가져오기는 남의 공책을 복사해 내 공책에 붙이는 것이고, 연결은 남의 공책이 있는 자리를 책갈피로 표시해 두는 것이다. 복사본은 원본이 바뀌어도 그대로지만, 책갈피는 언제나 지금의 원본을 보여 준다.
자세히
가져오기와 연결
| 가져오기 | 연결 | |
|---|---|---|
| 데이터 위치 | Access 안에 복사 | 원본 파일에 그대로 |
| 원본이 바뀌면 | 반영 안 됨 | 반영됨 |
| 원본 파일을 지우면 | 영향 없음 | 연결 테이블을 열 수 없음 |
| Access 파일 크기 | 커진다 | 거의 그대로 |
Excel 가져오기 규칙
- 한 번에 워크시트 하나 또는 이름 정의된 범위 하나
- 첫 행을 필드 이름으로 쓸지 고를 수 있다
- 필드마다 이름·데이터 형식·인덱스를 정하거나 가져오지 않을 수 있다
- 기본 키를 Access가 추가하게 하거나, 직접 고르거나, 지정하지 않을 수 있다
- 열은 255개까지
- 기존 테이블에 추가할 때 겹치는 기본 키 값은 가져오는 도중 고칠 수 없다
내보내기 형식
Excel, 텍스트 파일, XML, PDF 또는 XPS, Word 병합·RTF, HTML 문서, ODBC 데이터베이스, 다른 Access 데이터베이스, SharePoint 목록. 데이터가 아닌 'VBA 코드'는 형식이 아니다.
시험에 이렇게 나와요
- 내보내기 형식 → Excel·ODBC·HTML 등 (VBA 코드는 아님)
- Excel 가져오기 → 새 테이블, 기존 테이블에 추가, 연결 (개체를 골라 가져오기는 아님)
- Excel은 한 번에 워크시트 하나, 이름 정의된 범위 가능, 필드 255개 제한
- 기존 테이블에 추가할 때 기본 키 중복 값을 가져오는 중 수정할 수 없음
확인 문제
Q1. Access 테이블을 내보낼 수 없는 형식은?
- VBA 코드
- HTML 문서
- Excel 파일
- ODBC 데이터베이스
정답 보기
1번 VBA 코드
테이블은 Excel·텍스트·XML·PDF·Word·HTML·ODBC·Access 등으로 내보낼 수 있다. VBA 코드는 데이터를 담는 형식이 아니다.
Q2. 원본 Excel 파일이 바뀌면 Access에서도 바뀐 값을 보고 싶다. 알맞은 방법은?
- 새 테이블로 가져오기
- PDF로 내보내기
- 기존 테이블에 추가하기
- 연결 테이블 만들기
정답 보기
4번 연결 테이블 만들기
연결은 원본에 링크하므로 원본이 바뀌면 함께 바뀐다.
Q3. Excel 통합 문서를 가져올 때의 설명으로 옳지 않은 것은?
- 시트 세 개를 한 번에 모두 가져올 수 있다
- 기존 테이블에 레코드로 추가할 수 있다
- 이름 정의된 범위를 가져올 수 있다
- 첫 행을 필드 이름으로 쓸 수 있다
정답 보기
1번 시트 세 개를 한 번에 모두 가져올 수 있다
한 번에 워크시트 하나씩이라 여러 시트는 가져오기를 반복한다.
Q4. 다른 Access 데이터베이스에서는 가져올 수 있지만 Excel에서는 고를 수 없는 것은?
- 매크로·폼 같은 개체
- 이름 정의된 범위
- 워크시트
- 첫 행의 열 이름
정답 보기
1번 매크로·폼 같은 개체
개체를 골라 가져오는 것은 Access 파일끼리만 된다.
Q5. Access 한 테이블이 지원하는 최대 필드 수는?
- 64개
- 65,536개
- 255개
- 1,024개
정답 보기
3번 255개
그래서 원본 데이터의 열도 255개를 넘지 않아야 한다.
헷갈리기 쉬운 O·X
텍스트 파일을 기존 테이블에 추가할 때 기본 키가 겹치는 값은 가져오는 과정에서 고유하게 고쳐 넣을 수 있다.
정답 보기
X 가져오는 도중에는 값을 고칠 수 없다. 겹치는 레코드는 추가되지 않으므로 원본을 먼저 고친다.
가져온 테이블은 원본 파일을 지워도 그대로 쓸 수 있다.
정답 보기
O 가져오기는 복사본을 만든다. 원본을 지우면 열 수 없는 것은 연결 테이블이다.